Радиоинтервью директора ГУ «ГАСПД УР» Натальи Владимировны Тойкиной

Интервью прозвучало
на информационном канале
радио «Моя Удмуртия»
10.07.2008, 18.20

Редактор службы информации радио
Нестеренко Любовь Дмитриевна

Пять лет назад архивная служба Удмуртии пополнилась новым республиканским архивом. Что послужило причиной его создания?

Открытие нового архива можно без преувеличения назвать важнейшим событием для всей нашей службы. Судите сами: в результате массовой реорганизации, ликвидации учреждений, организаций, предприятий в государственные и муниципальные архивы хлынули потоки дел по личному составу, которые должны были храниться в данных организациях 75 лет. Архивы не были готовы принять такие объемы, обозначилась проблема «архивной полки»-отсутствие свободных площадей, возникали трудности с использованием документов.

В этих условиях появилась необходимость создания единого центра хранения документов по личному составу. Комитет по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики неоднократно на своих коллегиях рассматривал вопросы сохранности документов ликвидированных организаций, выносил их на рассмотрение Правительства УР. И вот 30 июня 2003 г. в целях «обеспечения сохранности документов по личному составу работников ликвидированных организаций и социально-правовой защиты граждан» распоряжением Правительства УР было создано государственное учреждение «Государственный архив социально-правовых документов Удмуртской Республики».

Какие документы относятся к документам по личному составу?

Это документы, которые образуются в процессе трудовой деятельности работника, так называемые «трудовые истории граждан». К их числу относятся: приказы о приеме, перемещении, увольнении, ведомости на получение заработной платы, трудовые договоры, документы по награждению, личные дела, листки по учету кадров, трудовые книжки и т.д. Документы по личному составу используются, прежде всего, в справочных целях. Они являются основанием для получения льгот, пособий, пенсий и т.д. Особенно возрастает роль и ценность таких документов в период ухода на пенсию рабочих и служащих.

Сколько таких дел хранится в вашем архиве?

За 5 лет на хранение в архив поступило более 125 тыс. дел за 1928-2008 годы. Это документы более двухсот ликвидированных организаций, в т.ч. таких крупных как Управления строительства №№17,18 Федеральной службы специального строительства РФ, открытые акционерные общества «Ижевский подшипниковый завод», «Ижевская швейная фабрика «Зангари» и др. Темпы комплектования архива достаточно высоки: ежегодно в учреждение поступает порядка 8-9 тыс. ед.хр.

Какие задачи возложены на коллектив архива?

Во–первых, выявление ликвидируемых, реорганизуемых организаций с целью предотвращения утраты социально-значимых документов, осуществления своевременного приема документов на хранение.

Во-вторых, обеспечение сохранности документов, поступивших на хранение в архив.

В-третьих, эффективное использование документов по личному составу в справочных целях. Архивисты знают, что документы, которые они сохраняют, представляют самую непосредственную сферу жизненных интересов граждан: как известно, информация, подтверждающая трудовой стаж, величину заработной платы и факт присвоения какого-нибудь звания или награды напрямую влияет на размер будущих социальных выплат.

Следовательно, запросы о подтверждении стажа, размера заработной платы относятся к компетенции возглавляемого вами архива?

Совершенно верно. Организация работы по исполнению запросов конкретного лица или организации, связанные с обеспечением прав и законных интересов граждан, является важнейшим направлением деятельности нашего учреждения. За 2003-2008 годы по заявлениям граждан подготовлено более 7 тыс. архивных справок, копий документов, необходимых для назначения и перерасчета трудовой пенсии. Это подтверждает востребованность сведений социально-правового характера. К нам обращаются для подтверждения размера заработной платы, стажа работы, в том числе стажа работы во вредных условиях труда, факта награждения и т.д. К сожалению, специалисты архива не всегда могут помочь заявителю. Мы встречаемся с фактами утраты документов по личному составу в организациях в результате безответственного отношения руководителей, случаев завершения конкурсного производства без соблюдения условия по передаче этой важной категории документов на обязательное хранение.

Насколько часто вам приходится отказывать в исполнении запросов?

По нашей статистике 80 % запросов имеют положительное решение. Чаще всего отрицательный ответ дается в том случае, если документы запрашиваемой организации не поступали к нам на хранение. В этом случае специалисты архива, как правило, дают рекомендации по дальнейшему поиску документов. С этой целью в архиве формируется единая республиканская база данных «Местонахождение документов по личному составу», в которой концентрируются сведения о документах по личному составу, хранящихся в республиканских и муниципальных архивах, а также архивах организаций. Задача по созданию БД включена в отраслевой раздел Программы социально-экономического развития УР на 2005-2009 годы и ее заполнение является для нас одним из приоритетных направлений деятельности.

Значит, вы используете в работе информационные технологии?

Достаточно интенсивно. В архиве формируется восемь автоматизированных баз данных. Их использование позволяет сократить время на исполнение запросов. Сравнительно новое направление работы с применением компьютерных технологий - оцифрование архивных документов, что является перспективным в сфере обеспечения сохранности. Метод оцифрования позволяет получать электронные изображения документов с корректировкой качества, что в определенной мере может подменить реставрацию, решить проблему усиления слабоконтрастных, угасающих текстов.

Как реализуется в вашем учреждении административная реформа?

Как известно, одной из целей административной реформы является повышение качества и доступности государственных услуг. Основной формой оказания государственных услуг гражданам и организациям нашим учреждением является предоставление ретроспективной информации в виде исполнения социально-правовых запросов. В этом году в практику работы архива активно внедряются административные регламенты Комитета по делам архивов при Правительстве УР, Федерального архивного агентства по предоставлению государственных услуг по информационному обеспечению граждан и организаций, исполнению консульских запросов.

Каковы ближайшие перспективы вашего развития?

Необходимо продолжать работать в направлении совершенствования системы исполнения запросов. На сегодняшнем этапе заявителю зачастую приходится тратить немало сил, времени, а иногда и материальных средств на поиск и получение нужной информации, обращаться в несколько архивов и организаций.

Ближайшая перспектива - создание службы приема запросов по принципу одного окна, структурного подразделения, в функции которого входили бы регистрация любых обращений по вопросам предоставления архивной информации, выдача ответов и архивных справок. Функционирование этого центра позволило бы оптимизировать исполнение запросов различной тематики, тем самым внести конкретный вклад в повышение уровня социальной защиты граждан.