Использование архивных документов в архивном управлении Администрации города Глазова (к 100-летию государственной архивной службы России)

Архивное управление Администрации города Глазова (далее – архивное управление) является одним из крупных муниципальных архивов Удмуртии, который хранит документы советского и постсоветского периодов, отражающие историю не только города Глазова и Глазовского района, но и историю северных районов Удмуртии до 1994 г. 

Одной из важнейших функций архивного управления является использование архивных документов. Это комплекс работ по обеспечению информационных потребностей общества в ретроспективной документной информации. Основными формами использования документов являются:
- исполнение запросов граждан и организаций социально-правового характера;
- исполнение тематических запросов;
- выдача документов для работы в читальном зале;
- оформление выставок и презентаций;
- проведение информационных мероприятий;
- использование документов для написания статей, докладов, лекций;
- выдача документов во временное пользование.

Значительную часть документального массива архивного управления составляют документы, имеющие первостепенное значение для социально-правовой защиты граждан. С ростом объемов документов по личному составу неуклонно растет интенсивность использования этих документов, в первую очередь, востребованных в реализации пенсионной реформы. В 2017 году исполнено 1918 запросов социально-правового характера, из них 940 – о заработной плате, 931 – о стаже, 30 – о льготном стаже, 17 – прочие. 
Запросы биографического содержания, имущественных правах физических и юридических лиц, по истории предприятий, о проектной документации отражаются в справках тематического характера. В 2017 году исполнено 1049 тематических запросов: 539 – о выделении земельных участков и жилых помещений, 285 – о наличии или отсутствии строительной документации, 52 – биографического содержания, 82 – по истории предприятий, 91 – прочие.

Количество социально-правовых и тематических запросов,
исполненных архивным управлением Администрации г. Глазова. 2010-2017 гг.

Регистрация запросов, поступающих в архив, ведется в Базах данных «Учет и регистрация запросов социально-правового характера в режиме «Одного окна», «Учет и регистрация запросов тематического характера». Данные Базы позволяют осуществлять поиск запроса по фамилии, имени, отчеству заявителя, учитывать повторяемость обращений одного и того же лица, контролировать сроки выполнения запросов, анализировать их тематику, определять исполнителя, составлять отчеты по количеству и виду исполненных запросов за определенный промежуток времени. Кроме того, режим «Одного окна» позволяет при необходимости перенаправить запрос, поступивший в архивное управление Администрации города Глазова, в любой архив, находящийся на территории республики, по месту нахождения документов. 

Основная масса запросов поступает в архивное управление из Многофункциональных центров в городах и районах УР и отделений Пенсионного фонда России по УР. Ежедневно для сотрудников данных организаций специалистами архивного управления оказываются консультации о наличии документов и ходе исполнения запросов.

Большой объем хранящейся документации, сложность ее аналитической обработки традиционными способами сделали внедрение автоматизированных архивных технологий и информационно-поисковых систем одним из важнейших направлений в работе архива. Архивным управлением пополняются следующие базы данных: «Учет и регистрация запросов социально-правового характера», «Учет и регистрация запросов тематического характера», «Акты приема в эксплуатацию законченных строительством объектов», «Предметно-тематический указатель к протоколам заседаний государственных органов», «Местонахождение документов по личному составу», использование которых значительно сокращает время исполнения запросов.

Кроме того, мы проводим работу по популяризации способа обращения за справками с помощью портала госуслуг. Архивное управление является одним из центров обслуживания пользователей, в которых проводится регистрация и подтверждение учетных записей в Единой системе идентификации и аутентификации (ЕСИА). 

Следующей по популярности формой использования документов в архивном управлении является предоставление документов пользователям в читальный зал для исследовательской работы. Читальный зал архива оснащен научно-справочным аппаратом и современным оборудованием, позволяющим работать с электронными документами, а также при необходимости обращаться к учетной базе данных «Архивный фонд».

В 2017 году в читальном зале архивного управления занимались 40 посетителей – это школьники, студенты, учителя, научные сотрудники Глазовского краеведческого музея, юристы, библиотекари, сотрудники Администрации города Глазова, пенсионеры. Ими было изучено 481 дело. Для простоты и удобства пользователей в архивном управлении имеются описи, указатели, картотеки (названий фондов архива, по истории города Глазова, газетных статей, ликвидированных предприятий, тематики исследований в читальном зале и другие), систематический каталог. Для получения описей и архивных материалов посетители заполняют специальные требования, в которых указываются шифры необходимых единиц хранения, их заголовки, а также фамилия исследователя и его тема. Предоставление документов пользователям в читальный зал предваряет работа по их изучению на предмет наличия конфиденциальных персональных данных. Поэтому, прежде чем выдать дело заявителю, специалисты архивного управления тщательно его просматривают и конвертируют листы с конфиденциальной информацией. Заявления, анкеты пользователей, бланки заказа на выдачу дел формируются в личные дела посетителей.

Архивным управлением активно развивается такая форма использования документов, как оформление выставок и презентаций, написание научных статей, докладов, обзоров.  В течение 2017 года архивом подготовлены выставки архивных документов по темам: «Записки из прошлого» (выставка открыток), «Зову в свою профессию», посвященная дню воспитателя, «Глазовская типография: страницы истории», посвященная 150-летию Глазовской типографии, «Физкультура и спорт», посвященная   80-летию созданию Комитета  по   физической    культуре  и  спорту  в г. Глазове, «В интернете есть все, в библиотеке – все, что нужно», посвященная 150-летию библиотеки им. В.Г. Короленко. Кроме того, архивным управлением в 2017 году написано 2 статьи: «Листая страницы истории Бюджетного учреждения здравоохранения Удмуртской Республики «Глазовская межрайонная больница» (к 70-летию создания медико-санитарной части № 41), «Политика государственного атеизма». Статьи размещены на официальном сайте «Архивная служба Удмуртии» и сайте Администрации города Глазова. Также в архивном управлении организуются экскурсии, лекции для студентов ФГБОУВО «Глазовский государственный педагогический институт им. В.Г. Короленко» и БПОУ УР «Глазовский политехнический колледж». На базе архивного управления проходит архивная практика студентов данных учебных заведений. В 2017 году было проведено 4 экскурсии и 3 лекции.

В целях популяризации и пропаганды архивных документов специалисты архивного управления принимают участие в конференциях, семинарах, круглых столах, систематически посещаются заседания клуба краеведов города Глазова. В 2015 году, в рамках праздничных мероприятий, посвященных 70-летию Победы в Великой Отечественной войне, оформлена выставка об участниках войны – уроженцах г. Глазова. 15 апреля 2015 года специалист архивного управления выступила с докладом «Личные фонды участников войны Архивного управления Администрации города Глазова и их использование» на международной научной конференции, которая проходила в Центральном музее Великой Отечественной войны в Москве. На основе данного материала нами была организована лекционная встреча со студентами историко-лингвистического факультета Глазовского государственного педагогического института им. В.Г. Короленко (на ее основе в газете «Красное знамя» от 6 мая 2015 г. опубликована статья «О патриотизме, архивах и Родине»), осуществлена запись цикла радиопередач «Воспоминания участников Великой Отечественной войны». Целью данных мероприятий являлось извлечение уроков патриотизма, мужества, самопожертвования, гуманизма, воспитание в подрастающих поколениях уважительного отношения к ратному, трудовому подвигу наших предков в годы войны.

На официальном сайте МО «Город Глазов» архивное управление имеет отдельную страницу, где размещена информация об Управлении, перечислены документы, необходимые для получения архивных справок. Также на сайте ежегодно размещаются подготовленный архивом Календарь памятных дат г. Глазова, интернет-выставки и статьи, заполняется фондовый каталог. Кроме того, существует и группа в социальной сети «ВКонтакте» (адрес: https://vk.com/arkhivnoe_upravlenie_glazov, количество участников - 130).

Удовлетворению информационных запросов пользователей служит и та¬кая форма использования документов, как выдача подлинных документов и дел во временное пользование. Подлинные дела и документы выдаются либо фондообразователям, передавшим их на хранение (как физическим, так и юридическим лицам), либо органам суда, прокуратуры, Федеральной службы безопасности или Министерства внутренних дел в исключительных случаях, когда в целях защиты законности или государственной безопасности необходим именно подлинник документа. Дела выдаются во временное пользование на основании запроса (заявления) фондообразователя, а также его наследников или правопреемников, в котором указывается, для каких целей и какие именно документы должны быть выданы. В 2017 году было выдано во временное пользование 35 единиц хранения. Сроки возврата дел соблюдаются.

Таким образом, использование архивных документов принадлежит к числу приоритетных направлений деятельности архивного управления Администрации города Глазова. Основными принципами использования документов являются общедоступность и открытость документной информации, законность ее поиска, получения и использования. В случае поступления непрофильного запроса, проводится работа по поиску местонахождения документов, результатом которой является направление заявления в архив-исполнитель, что проявляется в положительных оценках пользователей архивной информацией. 

Для работы в читальном зале архива обеспечены комфортные условия, доступна компьютерная техника с автоматизированными справочно-поисковыми средствами. В случае необходимости оказывается помощь в работе с научно-справочным аппаратом. Контроль за строгим соблюдением правил работы пользователей в читальном зале позволяет исключить порчу и кражу архивных документов.

Результатом деятельности архивного управления является своевременное и качественное оформление документов, подтверждающих пенсионные, наследственные, имущественные права физических и юридических лиц. Оказание помощи посетителям читального зала способствует подготовке рефератов учащимися школ, курсовых и дипломных работ студентами, трудов научными работниками, удовлетворению потребностей пользователей в изучении родословной. Написание статей и докладов служит введению в научный оборот новых архивных материалов. Все вышесказанное говорит об активном использовании богатейшего документального наследия, хранящегося в архивном управлении. 


Ведущий специалист-эксперт архивного управления
Администрации МО «Город Глазов»
М.Ю. Чернышова

Ведущий специалист-эксперт архивного управления
Администрации МО «Город Глазов»
Н.Ю. Захарова