Выступления руководителя

Архивный фонд Удмуртской Республики является крупнейшим информационным ресурсом, в его составе значится свыше 2,5 млн. единиц хранения на различных видах носителей: управленческие, научно-технические, аудиовизуальные документы, документы личного происхождения. Результатом непрекращающихся процессов ликвидации и банкротства организаций и предприятий стал значительный объём документов по личному составу, принятых в архивы – более 470 тысяч дел. Только в прошлом году поступили документы от 242 ликвидирующихся организаций.

К основному виду государственных услуг, предоставляемых государственными и муниципальными архивами, относится информационное обеспечение пользователей архивной информацией в соответствии с их запросами, в инициативном порядке, а также обеспечение доступа пользователей к информационным ресурсам в архивных учреждениях. В последнее десятилетие в связи с принятием ряда законодательных и правовых актов, в т.ч. по реформе пенсионного обеспечения, в связи с социальной ориентацией политики государства, существенно возросло количество обращений за документальным подтверждением размеров заработной платы, стажа работы, льготного стажа для начисления пенсии, награждения государственными наградами, различными ведомственными знаками и почётными грамотами для получения статуса ветерана труда, за подтверждением фактов применения политических репрессий, раскулачивания и конфискации имущества, за подтверждением статуса бывшего узника концлагерей, гетто и других мест принудительного содержания, организованных фашистами в годы Второй мировой войны, и т.д. Наши заявители – граждане из самых разных уголков России, ближнего и дальнего зарубежья. Справочная работа, особенно в муниципальных архивах стала определяющим направлением деятельности. В 2003-2007 годах архивными учреждениями исполнено 154 тысячи запросов, в т.ч. 80% запросов с положительным результатом. К сожалению, отрицательные ответы на обращения не всегда связаны с отсутствием документов в архивах, а, зачастую, с тем, что работодатели не соблюдали все нормы и правила ведения документов по личному составу. Имеют место случаи, когда частные предприниматели или конкурсные управляющие после ликвидации организации несвоевременно или не в полном объёме передают документы на хранение в архивы.

В рамках информационной деятельности за пять лет архивами исполнено 4057 запросов от органов государственной власти и местного самоуправления. В инициативном порядке предоставлено 650 информационных писем, перечней и копий документов к юбилейным датам, по истории формирования инфраструктуры той или иной отрасли и т.д. По запросам граждан восстановлено 122 родословных. Исполнялись так называемые консульские запросы от граждан Германии, Израиля, Польши, Соединённых Штатов Америки, Австралии и др. стран. Иностранные граждане обращаются в основном за подтверждением стажа работы, а также фактов пребывания в эвакуации в годы Великой Отечественной войны на территории Удмуртии, что вызвано предоставлением в этих странах льгот или выплатой денежных компенсаций. Тенденция к росту количества обращений сохраняется.

Неукоснительно соблюдаются сроки исполнения запросов – не более 30 дней с момента регистрации обращения; запросов ветеранов Великой Отечественной войны, инвалидов, лиц, старше 80 лет – не более 5 дней. Запросы органов государственной власти и местного самоуправления исполнялись в срок от нескольких часов до 5 дней. Каждый третий запрос получен в результате личного обращения граждан. Существенное внимание уделяется приёму посетителей. Поскольку заявители, в большинстве своём, люди пожилого возраста, на этом достаточно сложном участке работы, наряду с профессиональными знаниями, требуется особая выдержка, такт, обладание соответствующими морально-этическими качествами.

Вопрос совершенствования приёма граждан получил принципиально новое звучание в рамках административной реформы. Комитетом по делам архивов подготовлен проект «Оптимизация системы информационного обеспечения на основе архивных документов», имеющий целью создание в республике системы приёма граждан по принципу «Одного окна», на основе внедрения новейших информационных технологий. Поэтапная реализация проекта позволит повысить качество обслуживания граждан, существенно сократить сроки исполнения запросов. В рамках проекта подготовлен и утверждён Республиканской комиссией по проведению административной реформы в Удмуртской Республике Административный регламент Комитета по делам архивов, подведомственных ему государственных архивов «Предоставление государственной услуги по обеспечению граждан, органов государственной власти, местного самоуправления и организаций всех форм собственности ретроспективной информацией». В текущем году Комитет продолжит разработку регламентов и стандартов государственных функций и услуг.

В связи с проделанной в государственных архивах работой по рассекречиванию документов, по истечении законодательно установленного 30-летнего срока секретности, и упрощением допуска к архивным фондам стабильно высоким остаётся поток исследователей в читальные залы. За последние пять лет рассекречено более 4252 ед. хранения за 1920-1991годы, а всего переведено на открытое хранение свыше 60 тыс. дел. За этот период в читальных залах государственных и муниципальных архивов зарегистрировано более 26 тысяч посещений. Пользователям выдано свыше 138 тысяч ед. хранения; 58 тысяч листов копий документов изготовлено по просьбе посетителей. Информация запрашивалась в народно-хозяйственных целях – 25 %, учебно-педагогических – 21 %, культурно-просветительских – 22 %, научных – 16 % и личных – 16 %. Являясь публичными учреждениями, архивы принимают в читальных залах самый широкий круг пользователей – от академика до пенсионера и школьника. За три года на документальной базе государственных архивов защищено 35 диссертаций. В связи с увеличением количества посещений возникла проблема с нехваткой посадочных мест в читальных залах государственных архивов. Ввод в строй второй очереди реконструкции нового здания Центрального государственного архива в 2008 году позволит улучшить условия информационного обслуживания пользователей, в т.ч. предусмотрено оснащение читального зала компьютерами, современными техническими средствами для чтения микрофильмов и аудиовизуальных документов. В течение прошлого года на сданные в эксплуатацию площади первой очереди уже перемещены 396 тысяч ед. хранения – около 50% от общего объёма дел, хранящихся в Центральном государственном архиве.

К числу государственных услуг, оказываемых архивными учреждениями, относится предоставление ретроспективной информации в электронном виде на официальном сайте архивной службы республики в сети Интернет: в виде выставок документов, размещения тематических перечней и текстов документов. За пять лет органам государственной власти республики, различным культурно-просветительским учреждениям выданы свыше 400 электронных копий документов. Однако, перейти полностью на предоставление информации в электронном виде архивные учреждения не могут: в соответствии с действующим на сегодняшний день законодательством Российской Федерации архивная информация, подтверждающая социальные льготы и права граждан, должна предоставляться на бумажном носителе и заверяться гербовой печатью. В целом, можно сказать, что работа по предоставлению информационных услуг стала более качественной и оперативной.

В качестве проблем, существующих в этом направлении, можно отметить отсутствие единой информационной сети, а значит мобильной связи с муниципальными архивами, их слабое техническое оснащение компьютерной и копировально-множительной техникой, отсутствие в большинстве муниципальных архивов специально оборудованных мест для приёма посетителей, в силу дефицита помещений, и стремительное устаревание компьютерной техники в государственных архивах. При очень большом объёме справочной работы остро ощущается потребность в увеличении штатной численности в архивах всех уровней. Использование подлинников архивных документов, их неоднократное копирование приводит к ветхости, хрупкости бумаги, угасанию текста. Частично эту проблему решает освоение приобретённого в рамках Программы социально-экономического развития Удмуртской Республики на 2005-2009 годы современного микрофильмирующего комплекса, позволяющего, наряду со страховым копированием, создавать копии фонда пользования.

При возросшем объёме и разнообразии обращений к документам Архивного фонда наилучшим вариантом повышения оперативности и качества работы является автоматизация процессов исполнения запросов и поиска информации. Архивная служба затрачивает весьма значительные материальные и трудовые ресурсы на создание современных средств поиска информации. Регистрация запросов ведётся в электронном виде с помощью вспомогательных баз данных. Организован приём запросов по электронной почте и через Интернет. В русле реализации одной из задач президентской Программы социально-экономического развития Удмуртии на 2005-2009 годы создаётся единый республиканский банк данных о местонахождении документов по личному составу в архивных учреждениях, а также прочих организациях и предприятиях республики. БД содержит свыше 9 тысяч записей. В государственных и муниципальных архивах формируется более 20 автоматизированных баз данных, в которые на сегодня внесены сведения о 156 тысячах единиц хранения. Но это только 4 % от общего объёма хранящихся дел. В научный и практический оборот введено не более 30 % всего богатейшего информационного потенциала, которым располагают государственные и муниципальные архивы. К примеру, в Хрестоматию по истории Удмуртии включено 919 документов, а выявлено в процессе её подготовки – более 5 тысяч документов, в т.ч. в нескольких федеральных и региональных архивах за пределами республики.

Для обеспечения свободного доступа всех желающих к Архивному фонду Удмуртской Республики предполагается расширение использования современных коммуникационных систем предоставления информации, а для этого требуется полномасштабный перевод в электронный формат наиболее востребованных архивных документов. Значительные затраты, необходимые для реализации проекта «Электронный архив Удмуртии» в рамках республиканской целевой программы «Электронная Удмуртия. 2004-2010 годы» (по предварительным подсчётам – 200 млн. рублей), с годами окупятся сторицей. Прежде всего, будут принципиальным образом решены вопросы обеспечения сохранности подлинных документов, которые, будучи выведенными из процесса активного использования, приобретут статус исторических раритетов.

И как в этой связи не вспомнить слова академика Николая Васильевича Калачова: «Архивы – это хранилище более ценного народного имущества, чем содержимое государственных казначейств: деньги теряются и вновь наживаются, а письменные памятники народной истории, раз потерянные, не могут быть куплены и приобретены вновь никакою ценою и никаким трудом».

Приятно сознавать, что в этом зале присутствуют руководители с должным уровнем сознания в оценке значимости архивных ценностей.
По сложившейся традиции несколько слов о наиболее значимых исторических событиях, которые отметит наша республика в 2008 году. Кроме самого главного события - 450-летия добровольного вхождения Удмуртии в состав Российского государства, год ознаменован ещё несколькими юбилейными датами: в начале года Ижевский Радиозавод отметил своё 50 летие, 90 лет назад посёлок Ижевский завод был преобразован в город Ижевск, 80 лет назад выпущены первые Ижевские мотоциклы; отмечается 85-летие со дня образования Верховного суда, 75-летие со дня открытия Ижевского государственного медицинского института, 50-летие со дня открытия санатория «Металлург», 15 лет со дня принятия Верховным Советом Удмуртской Республики государственной символики – флага и гимна.

Председатель Комитета по делам
архивов при Правительстве УР
Н.К. Коробейникова