Выступления руководителя

Выступление на семинаре-совещании глав муниципальных районов и городских округов, глав администраций муниципальных районов и городских округов в Удмуртской Республике.

Уважаемые коллеги!

В течение первого десятилетия ХХI века в нашей стране создана и действует нормативная база, регулирующая вопросы собственности на архивные документы, разграничения полномочий органов власти разного уровня в отношении них, а также передачи полномочий в области архивного дела.

К основным законодательным актам, определяющим условия и порядок осуществления органами местного самоуправления полномочий в области архивного дела, относятся федеральные законы от 06 октября 2003 года № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации», от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Два названных закона следует рассматривать во взаимосвязи, так как они реализуют принципы разграничения предметов ведения и полномочий в области архивного дела между федеральным центром, субъектами федерации и муниципальными образованиями. Федеральный закон № 131-ФЗ относит формирование и содержание муниципального архива, включая хранение архивных фондов поселений, к вопросам местного значения муниципального района и городского округа (ст. 15 п. 16 и ст. 16 п. 22). Федеральный закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» определяет принципы разграничения предметов ведения и полномочий и закрепляет существующие принципы организации архивного дела. Согласно статьи 8 Федерального закона № 125-ФЗ, к муниципальной собственности отнесены архивные документы органов местного самоуправления и муниципальных организаций, документы Архивного фонда Российской Федерации, хранящиеся в муниципальных архивах, музеях, библиотеках, закреплена обязанность органов местного самоуправления по обеспечению финансовых и материально-технических условий, необходимых для комплектования, хранения, учета и использования архивных документов, по предоставлению создаваемым ими архивам здания или помещения, отвечающих нормативным требованиям.

Положения федерального законодательства по вопросам разграничения собственности на архивные документы получили развитие в Законе Удмуртской Республики от 30 июня 2005 года № 36-РЗ «Об архивном деле в Удмуртской Республике», в статье 8 которого определено, что архивные документы, созданные до образования муниципальных образований в Удмуртской Республике в границах районов и городов республиканского значения Удмуртской Республики и хранящиеся в муниципальных архивах, являются собственностью Удмуртской Республики. Кроме того, к собственности Удмуртской Республики относятся также документы территориальных органов республиканских органов государственной власти и республиканских организаций, находящихся на территории муниципальных образований и являющихся источниками комплектования муниципальных архивов.

С целью законодательного регулирования передачи полномочий Удмуртской Республики в области архивного дела был принят и с 1 января 2006 года вступил в силу Закон Удмуртской Республики от 29 декабря 2005 года № 82-РЗ «О наделении органов местного самоуправления отдельными государственными полномочиями Удмуртской Республики в области архивного дела», в соответствии с которым органам местного самоуправления переданы государственные полномочия Удмуртской Республики по хранению, комплектованию, учету, использованию документов республиканской собственности, временно хранящихся в муниципальных архивах.

Для осуществления переданных государственных полномочий Удмуртской Республики в области архивного дела органы местного самоуправления муниципальных районов, городских округов в Удмуртской Республике вправе получать их финансовое обеспечение за счет субвенций, предоставляемых из бюджета Удмуртской Республики. Методика расчета субвенций предусмотрена в Законе Удмуртской Республики от 21 ноября 2006 года № 52-РЗ «О регулировании межбюджетных отношений в Удмуртской Республике», приложение № 9.

На территории Удмуртской Республики функции муниципальных архивов выполняют 30 структурных подразделений органов местного самоуправления городских округов и муниципальных районов, 29 из которых входят в штат администраций муниципальных образований, в Сюмсинском районе архивный отдел остается включенным в структуру Районного Совета депутатов.

По состоянию на 1 января текущего года на хранении в муниципальных архивах находится 1 млн. 338 тыс. дел., из них к собственности республики отнесены 47% (632 тыс. ед.хр.). Процесс разграничения собственности на архивные документы и отнесения конкретных фондов и документов к собственности республики начался сразу после вступления в силу Закона Удмуртской Республики от 29 декабря 2005 года №82-РЗ «О наделении органов местного самоуправления отдельными государственными полномочиями Удмуртской Республики в области архивного дела». В 2008 году основные мероприятия по разграничению собственности на архивные документы между республикой и муниципальными образованиями были завершены, подписаны соответствующие акты. В дальнейшем процентное соотношение общего количества архивных документов, хранящихся в муниципальном архиве, и количества архивных документов, отнесённых к собственности Удмуртской Республики и временно хранящихся в муниципальном архиве, определяется ежегодно на основании данных муниципального архива, зафиксированных в документах государственного учета.

Начиная с 2007 года осуществляется финансовое обеспечение государственных полномочий в области архивного дела, переданных органам местного самоуправления. Всего за этот период из бюджета Удмуртской Республики муниципальным образованиям в виде субвенций были переданы финансовые средства в объеме 77 млн. 463 тыс.руб. (2007 г. – 12 млн. 19 тыс.руб., 2008 г. – 16 млн. 95 тыс.руб., 2009 г. – 24 млн. 622 тыс.руб., 2010 г. – 24 млн. 727 тыс.руб.). В 2011 году на осуществление переданных государственных полномочий Удмуртской Республики в области архивного дела запланировано перечислить органам местного самоуправления более 25 млн. 700 тыс.руб. Указанные суммы закрепляются в ежегодно принимаемых законах о бюджете Удмуртской Республики на очередной финансовый год. Расчет субвенций для каждого муниципального образования проводится пропорционально количеству единиц хранения архивных документов, относящихся к собственности Удмуртской Республики и хранящихся в муниципальном архиве, с учетом сумм планируемых расходов муниципального бюджета на содержание муниципального архива в предстоящем финансовом году. Постановлением Правительства Удмуртской Республики от 27 мая 2007 года № 75 «Об утверждении Положения о порядке расходования субвенций бюджетам муниципальных районов (городских округов) из Фонда компенсаций Удмуртской Республики на осуществление отдельных государственных полномочий Удмуртской Республики в области архивного дела» установлено, что упомянутые расходы по экономическим статьям бюджетной классификации должны финансироваться пропорционально процентного соотношения количества архивных документов, отнесённых к собственности Удмуртской Республики и временно хранящихся в муниципальном архиве, к общему количеству архивных документов, хранящихся в муниципальном архиве.

Эти пропорции, за весь период выделения субвенций, выдерживались органами местного самоуправления городов Воткинска, Глазова, Балезинского, Вавожского, Воткинского, Глазовского, Дебесского, Камбарского, Киясовского, Красногорского, Малопургинского, Сюмсинского муниципальных районов.

Сейчас, спустя 5 лет с момента начала практической реализации Закона Удмуртской Республики № 82-РЗ, можно подвести некоторые итоги и сделать выводы о достигнутых результатах по развитию архивного дела в городах и районах республики, обозначить острые углы и проблемы, стоящие перед органами местного самоуправления в этом направлении. Остановлюсь на некоторых из них.

Направленные на развитие муниципальных архивов финансовые средства позволили существенно активизировать решение вопросов обновления и укрепления имеющейся материально-технической базы.

В новые помещения переехали муниципальные архивы города Можги, Вавожского, Игринского, Кизнерского, Увинского, Юкаменского районов.

Дополнительные помещения для архивохранилищ выделялись в муниципальных образованиях «Город Глазов», «Город Ижевск», «Алнашский район», «Дебесский район», «Завьяловский район», «Кезский район», «Сарапульский район», «Якшур-Бодьинский район», «Ярский район».

В ряде муниципальных архивов, например городов Ижевска, Глазова, Воткинска, Можги, Сарапула, Воткинского, Игринского и других районов проводился ремонт помещений и систем жизнеобеспечения. Уделялось внимание обеспечению безопасности в архивах, в том числе проводилась установка или замена пожарной и охранной сигнализации, монтаж систем пожаротушения, замена или укрепление дверных и оконных блоков, установка распашных решеток или рольставней.

За 5 лет протяженность архивных полок увеличилась на 7 тыс. погонных метров и составляет в муниципальных образованиях республики почти 23 километра (22 тыс. 941 пог.м.). Хочется отметить позитивный подход по решению проблем «архивной полки» в муниципальных образованиях «Город Ижевск» и «Игринский район», архивохранилища которых оснащены передвижными стеллажами, что позволило почти на 50% увеличить вместимость имеющихся площадей.

Учитывая социальную направленность политики государства, продолжающиеся административную, пенсионную и другие реформы, нельзя не отметить возросшую значимость архивной службы в обществе, а это значит, что существенно расширились и обязанности архивистов, возросла нагрузка на каждого специалиста. Руководители органов местного самоуправления ряда муниципальных образований своевременно отреагировали на изменившуюся реальность. Так, повышен статус органов управления архивным делом в Воткинском, Глазовском, Сарапульском городских округах, Балезинском муниципальном районе. Выделены дополнительные штатные единицы в архивные отделы администраций Балезинского, Глазовского, Дебесского, Завьяловского, Игринского, Кизнерского, Сарапульского, Можгинского, Увинского, Шарканского, Якшур-Бодьинского и Ярского районов, Управление по делам архивов Администрации г. Воткинска. Если на начало 2006 года в муниципальных архивах трудилось 102 специалиста, то к 2011 году – 116. Существенно повышен их образовательный уровень, 86 человек имеют высшее образование, 8 – продолжают обучение.

Эти меры позволили эффективно решать вопросы приема на хранение документов на различных видах носителей, информационного обеспечения заинтересованных организаций и граждан, проводить мероприятия по пропаганде документов архивного фонда, квалифицированно оказывать методическую и консультативную помощь организациям различных отраслей по вопросам работы с документами, и это далеко неполный перечень задач, решаемых сотрудникам муниципальных архивов. За минувший период в муниципальные архивы принято свыше 239 тыс. дел. В связи с непрекращающимся процессом ликвидации, банкротства организаций всех уровней перед сотрудниками муниципальных архивов по-прежнему остро стоят задачи проведения упорядочения и приема на хранение документального комплекса от этих организаций, в том числе документов по личному составу, необходимых для последующего документационного обеспечения социальных прав высвобождаемых работников. За 2006 – 2010 годы в муниципальные архивы республики поступило почти 106 тыс. единиц хранения по личному составу, а общий объем этого вида документов превышает 392 тыс. дел. Соответственно, интенсивной остается работа по оказанию государственных и муниципальных услуг, связанных с предоставлением информации на основе архивных документов. За 5 лет поступило и исполнено более 126,0 тыс. запросов, касающихся вопросов трудового стажа и заработной платы, и почти 32 тыс. тематических запросов, в архивах работали около 5,0 тыс. исследователей.

За последние годы, благодаря выделенным субвенциям, в муниципальных архивах существенно обновился и пополнился парк компьютерной и организационной техники, приобретено и установлено лицензионное программное обеспечение. По состоянию на 1 января текущего года общее количество компьютерной техники в муниципальных архивах составляет 134 комплекта или 1,2 компьютера на каждого специалиста. Наличие современных компьютеров и периферийного оборудования позволило существенно активизировать процесс автоматизации архивных технологий. Архивные учреждения Удмуртии эксплуатируют и формируют более 53 тематических баз данных, в которые внесено более 172,6 тыс. записей по документам 16,4 тыс.дел. Заполняются поля общеотраслевой учётной базы данных, общий объём которых составляет более 1 млн. 458тыс. записей, в раздел «Дело» включены сведения о 903 тыс. дел, хранящихся в муниципальных архивах. Качественное и полное формирование баз данных позволит пользователям получать необходимую им информацию о составе и содержании архивных фондов в режиме удаленного доступа.

И все-таки, несмотря на определенные положительные сдвиги в развитии архивного дела в муниципальных образованиях, связанные, в том числе, и с использованием субвенций из бюджета республики, не могу не сказать о существующих проблемах.

Анализ структуры расходов на содержание муниципальных архивов за 2007 – 2010 годы показал, что в ряде муниципальных образований субвенции расходовались нерационально. Например, только в 2010 году в 11 муниципальных образованиях (город Можга, Алнашский, Балезинский, Завьяловский, Игринский, Киясовский, Красногорский, Можгинский, Увинский, Шарканский, Якшур-Бодьинский районы) свыше 50 % субвенций были израсходованы на оплату труда с начислениями сотрудников муниципальных архивов, в то время как помещения архивов требуют ремонта, необходимо приобретение архивных коробок, современных стеллажей, полностью отсутствует выставочное и реставрационное оборудование. Хочется напомнить, что сотрудники архивных управлений, отделов и секторов являются муниципальными служащими, которые, согласно пункта 1 статьи 10 Федерального закона от 2 марта 2007 г. № 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации», исполняют обязанности по должности муниципальной службы за денежное содержание, выплачиваемое за счет средств местного бюджета.

Нельзя не остановиться и на такой проблеме как постоянно допускающиеся нарушения Положения о порядке расходования субвенций, утвержденного Постановлением Правительства Удмуртской Республики от 27 мая 2007 года № 75. Если за 2007 год нарушения в пропорциональном расходовании средств субвенций допустили 5 муниципальных образований, большинство из которых были незначительны, то в 2010 году таких было уже 17, из них в городе Можге на содержание архивного отдела было потрачено 95% средств бюджета Удмуртской Республики и всего 5 % муниципального бюджета, в то время как из всего количества документов, хранящихся в архиве, только 33% отнесены к республиканской собственности. Четыре года подряд, с самого начала финансового обеспечения переданных государственных полномочий, пропорциональное расходование средств нарушалось в Кезском, Селтинском и Увинском муниципальных районах, последние три года – в Завьяловском, Каракулинском, Можгинском и Сарапульском районах, то есть тут уже следует говорить о системности нарушений Постановления Правительства республики.

Считаем, что статус архивных секторов в администрациях Алнашского, Граховского, Дебёсского, Красногорского, Селтинского, Ярского муниципальных районов не соответствует их полномочиям и тем требованиям, которые предъявляет к архивной службе государство. Давно назрел вопрос об увеличении штатной численности в муниципальных архивах. Несмотря на то, что за последнее время значительно выросли объемы работ, выполняемые сотрудниками, в архивах 18 муниципальных районов по-прежнему работают всего 2-3 человека. Расчет фактических трудозатрат на проведение плановых и внеплановых работ показал превышение нормативов по труду в 2-3 раза на каждого сотрудника. Сохранение подобной сверхнормативной трудовой напряженности в муниципальном архиве может отрицательно сказаться на здоровье сотрудников, качестве и оперативности выполнения ими своих прямых обязанностей, что, в свою очередь, несомненно будет способствовать формированию негативного отношения к работе исполнительных органов местного самоуправления среди населения. В 2008 году Комитет по делам архивов инициировал подготовку проекта распоряжения Правительства республики об увеличении штатной численности муниципальных архивов. Мы получили обоснованное отрицательное заключение Государственного комитета Удмуртской Республики по труду, поскольку определение штатной численности структурных подразделений органов местного самоуправления в Удмуртской Республике, какими являются муниципальные архивы, – это исключительная прерогатива руководителей муниципалитетов. Ещё раз обращаюсь с просьбой, учитывая задачи, стоящие перед архивными учреждениями, необходимость выполнения в полном объеме всех функций, в т.ч. по осуществлению переданных государственных полномочий в области архивного дела, повысить статус архивных секторов администраций, как органов управления архивным делом на территории муниципальных образований, укрепить кадровый состав муниципальных архивов, принять меры, способствующие повышению профессионального уровня сотрудников.

Серьезной проблемой остается отсутствие свободных площадей в 18 из 30 муниципальных архивов, загруженность которых составляет более 90%. Не меняется негативная ситуация с помещением в архивном секторе Администрации МО «Селтинский район», архивохранилище которого, единственное в республике, до сих пор находится в подвальном помещении.

Топчется на месте ситуация с реконструкцией здания муниципального архива в Каракулинском районе, несмотря на то, что в расчет субвенций включались суммы, необходимые для проведения ремонтно-строительных работ. Выделенное в 2010 году архивному отделу Администрации муниципального образования «Вавожский район» новое помещение не решило проблему загруженности архивохранилищ, так как прирост их площадей составил всего 6 кв.м.

Переоборудование офисных помещений под хранилища документов – это полумера, временное решение вопроса. Проблема требует кардинального решения: необходимы помещения с учётом перспектив увеличения объёмов документов, соответствующие нормативным требованиям для хранения документов Архивного фонда Удмуртской Республики. Муниципальные архивы, не имея свободных площадей, не смогут принять на хранение документы из организаций. Уже сейчас с нарушением законодательно установленных сроков в организациях – источниках комплектования муниципальных архивов хранится свыше 15 тыс. дел, а проблема сама собой «не рассосется». Так создаются потенциальные возможности для невосполнимых утрат нашего документального наследия.

Кроме того, только предоставлением помещений не решить всех проблем по обеспечению безопасности архивных фондов. Здания и помещения архивов должны отвечать техническим требованиям, обеспечивающим долговечность хранения, иметь определенную степень огнестойкости, обеспечивать климатический режим и т.д. Как вы понимаете, в современной реальности вопросы безопасности становятся приоритетными для органов власти всех уровней. Однако до сих пор пожарной сигнализацией не оснащены, либо оснащены не полностью помещения муниципальных архивов в Каракулинском, Малопургинском, Сарапульском, Селтинском районах, охранной сигнализацией – в Завьяловском, Игринском, Малопургинском, Сарапульском, Селтинском, Сюмсинском районах. Проведенные в 2009 году Управлением вневедомственной охраны Министерства внутренних дел Удмуртской Республики обследования соблюдения охранного режима, в том числе инженерно-технической укрепленности и антитеррористической защищенности архивных учреждений Удмуртской Республики, выявили нарушения в городах Воткинске, Можге, Алнашском, Граховском, Каракулинском, Кизнерском, Красногорском, Малопургинском, Сарапульском, Селтинском, Сюмсинском, Якшур-Бодьинском и Ярском районах.

Не следует забывать, что большинство мероприятий, связанных с укреплением материально-технической базы и выполнением основных направлений развития архивного дела, включены в отраслевые разделы территориальных программ развития городов и районов на 2010-2014 годы, являются показателями социально-экономического развития территорий и уровня жизни населения, а значит должны неукоснительно выполняться.

В заключение хочется подчеркнуть, что Комитет по делам архивов и органы местного самоуправления объединяет общая цель – развитие архивного дела в каждом отдельно взятом муниципальном образовании и в республике в целом. Разрешите поблагодарить руководителей муниципальных образований «Город Ижевск», «Город Воткинск», «Город Глазов», «Воткинский район», «Глазовский район», «Дебесский район», «Игринский район» за заботу о составной части Архивного фонда Российской Федерации и Удмуртской Республики, хранящейся в муниципальных архивах, и выразить надежду, что тесное взаимодействие Комитета с руководителями всех муниципальных образований позволит и в дальнейшем эффективно решать многие важные задачи по созданию современной материально-технической базы муниципальных архивов республики.

Желаю Вам здоровья, добра и успехов в наступившем году.

Благодарю за внимание.